5S/6S 方法論：打造高效、安全、有序工作環境的基石

案例分享

5S/6S 方法論：打造高效、安全、有序工作環境的基石

起源與核心理念： 5S 起源於日本，是一種旨在優化工作現場（涵蓋人員、機器、物料、方法等關鍵要素）管理的系統性方法。後來更進一步加入了安全 (Security) 要素，發展成為 5S/6S 管理。它不僅是環境整理的工具，更是提升整體運營效率、保障作業安全和培養員工積極態度的綜合性思維模式。

5S/6S 的六大支柱：

整理 (SEIRI - Sort): 區分工作場所中的必需品與非必需品，並清除後者，釋放空間。
整頓 (SEITON - Set in Order): 將必需品依規定定位、定量放置，建立清晰有序的佈局，方便取用。
清掃 (SEISO - Shine): 清除工作場所的髒污，保持設備與環境的清潔，及早發現異常。
清潔 (SEIKETSU - Standardize): 將整理、整頓、清掃的做法制度化、標準化，並維持成果。
安全 (ANZEN - Security): 識別並消除工作場所中的安全隱患，預防意外發生，確保人員與操作安全。
素養 (SHITSUKE - Sustain): 培養員工遵守規章制度的習慣，養成良好的工作態度與行為規範，將 6S 內化為日常。

應用範圍： 5S/6S 管理最初主要應用於製造業，但其原則已廣泛延伸至服務業、醫療、建築、辦公環境乃至個人工作空間，旨在全面改善現場環境品質、提升效率、強化安全，並為推動全面品質管理 (TQM) 奠定堅實基礎。

核心效益： 成功導入 5S/6S 管理能為企業帶來多方面顯著效益，包括：

提升企業形象： 整潔、安全、有序的環境給予客戶和訪客良好印象。
降低運營成本： 減少浪費、尋找時間、庫存積壓及事故成本。
確保準時交貨： 流程更順暢，減少因異常或事故造成的延誤。
強化安全生產： 系統性地消除安全隱患，顯著降低事故風險。
提高標準化水平： 穩定作業流程，確保品質與安全的一致性。
創造積極工作氛圍： 安全、舒適的工作環境提升員工士氣與歸屬感。
促進現場持續改善： 成為推動精實生產與其他改善活動的有力基礎。

總之，5S/6S 管理不僅是日本製造業成功的關鍵因素之一，更是任何追求卓越運營、提升品質、保障安全與效率的組織不可或缺的管理工具。

克服 5S/6S 推行中的常見挑戰

儘管 5S/6S 效益顯著，但在製造業的實際推行過程中，常會面臨以下挑戰：

提升自主管理，告別被動執行： 如何確保 5S/6S 管理自查工作能持續、主動地進行，而非依賴管理人員的時刻監督？

建立定期自查表單：員工登入 niio 後即可看到自己部門對應的自查任務。結合部門篩選與成員限定，讓每位人員負責自己區域的自查表。
自查排程提醒與通知：使用 niio 的流程自動化（Workflow），設定週期性提醒（如每週一早上9點通知部門員工填寫自查表）。未完成者可自動發送提醒訊息或升級通知主管。
自動產出區域自評趨勢圖配合儀表板：讓員工與主管看到各自負責區域的自評紀錄趨勢，形成「可視化自主管理」。
簡化追蹤流程，提高改善效率： 如何在 5S/6S 管理抽查發現不符合項目後，能更高效地追蹤整改進度與成效，減少時間與人力的耗費？
異常回報一鍵轉成改善單：稽核人員在【稽核紀錄】中標示異常項目時，可自動建立對應的【改善追蹤表單】，不用重複抄寫。
改善任務責任人明確指派：改善單中直接指定負責人與完成期限，負責人於 niio 介面可即時查看、更新進度，並可上傳完成前後照片。
改善流程自動提醒與狀態追蹤：運用流程設定自動追蹤逾期項目，提醒未完成責任人、通知上級主管。狀態切換（處理中 → 已完成）後自動記錄時間與績效。
數據化績效連結，實現有效評估： 如何克服 5S/6S 管理成果統計的繁瑣，建立客觀、高效的數據化連結，將成效確實反映在績效考核上？
稽核得分自動彙總：稽核紀錄表每次填寫都會根據各項目得分自動計算總分、分數等級（如 A、B、C、D）。
績效評分儀表板：匯總各區域、各部門稽核分數與異常數，生成圖表報告。可設定 KPI，例如「平均90分以上達標」、「異常件數不超過2件/月」。
績效關聯欄位串接考核：透過 niio 的公式欄位或外部資料整合，將稽核成績轉化為具體績效數據（如考核表加分項），自動回傳人資/考核系統。
建立正向機制，處理逾期與升級： 如何建立清晰、公平的處理機制，應對 5S/6S 管理執行逾期或整改延遲的情況，在需要升級提報時，能促進問題解決而非製造衝突？
改善單設有完成期限與狀態：設定每筆改善單的【預計完成日】，並使用 niio 的自動化流程進行逾期判定。
逾期自動通知與升級機制：逾期未完成自動通知部門主管 → 再次逾期自動升級提報更高層 → 可設定為「升級等級提報單」。
改善進度清單可篩選分類：透過「逾期清單」、「處理中」、「需升級」等分類標籤，協助稽核管理者快速掌握問題狀態。
正向激勵制度：建立「優秀改善表揚」欄位，對如期完成且成效良好的改善，記錄在【改善追蹤表】中，並建立年度改善成效榜單。