印前製版管理，從Excel到數位轉型之路

客製化工單管理系統，協助中小型製版企業提升接單效率與委外協作彈性

導入 niio 平台，全面數位化印前製版管理，打造高效率設計接單流程

某印前製版設計是一家新創企業，近年因業務快速拓展，逐漸面臨營運效率的瓶頸。從業務接單、製版生產到美術設計，各流程間資訊傳遞仰賴紙本或即時通訊，導致資料遺漏、進度混亂、人員異動交接困難等問題接踵而至。

為了解決這些痛點，企業選擇導入 niio 數位應用平台，由系統整合夥伴量身打造專屬的流程管理應用。透過 niio 快速配置的模組化表單與工作流程，自主建構出涵蓋 接單管理、版材排程、設計檔追蹤與交付驗收 的完整數位系統。所有關鍵資料不再分散於 Excel 或紙本中，而是集中於平台系統，即時更新、透明協作。

客戶需求：應對設計人力流動與流程斷點，建立穩定的接案體系

由於業務接單量具季節性波動，內部面臨三大營運挑戰：

1. 銷售流程分散，資訊傳遞不即時

2. 版材製作與設計作業缺乏標準化流程

3. 美工設計人員流動率高，交接困難

其中最大挑戰來自於設計人力資源的不穩定。在訂單高峰期，往往人手不足；淡季又面臨設計人員閒置與流失，造成排程效率與品質難以控管。

企業需一套靈活且可快速配置的數位管理工具，協助建立清晰的業務與設計流程，不僅提升作業效率，也能因應人力更替、彈性調整內部資源配置。

解決方案：重新定義印前製程工單，打造可彈性調度的人力與流程管理系統

為因應快速變動的設計與製版需求，企業與系統顧問攜手合作，導入 niio 平台進行印前製程的全面數位化重整。團隊依據實務需求，梳理傳統印刷業的接單、製版、生產與設計流程，結合多年第一線經驗，重新定義工單作業模式，實現跨部門數據一致、資訊可追溯。

系統涵蓋接單、製版、生產排程與設計製作等核心流程，協助企業達成：

· 流程標準化、資訊同步化

· 即時進度掌握與可視化管理

· 人力配置的彈性運用

其中，一鍵委外設計功能成為解決人力高流動與淡旺季資源錯配的關鍵。設計單位可依工作量自動外包任務，減少固定人力成本，亦能迅速擴充設計產能，有效強化企業在淡季時的營運韌性。

此外，整體工單流程皆可追溯，從建立、交付、對帳到收款皆由系統完整串聯與記錄，大幅提升交付效率並降低錯誤率，也為企業開啟與協力廠商協作的彈性窗口。

功能亮點展示：打造從開單到收款的一條龍數位管理體驗

· 工單全流程串接：從工單建立、設計派工、製版安排、出貨列印到最終對帳與收款，流程全數位化，清晰可控。

· 一鍵委外設計：設計作業高峰時可快速指派外部設計資源，自動紀錄作業時程，方便評估外協效率與品質。

· 對帳自動生成：系統每日自動產出對帳報表，財務僅需確認無誤即完成，經營者可即時掌握營運數據。

· 送貨單一鍵列印：送貨單與出貨資料即時生成，物流費自動歸類至指定工單，帳務對應更精準。

合作過程：從混亂到規劃，零程式碼助中小企業實現管理躍升

在實際導入過程中，最大的挑戰來自於企業本身業務模式的多樣與變動頻繁。對於多數中小企業來說，日常營運已身處高度交付壓力下，往往難以投入時間與資源進行內部流程的優化與系統建置。

所幸 niio 平台具備零程式碼、彈性高度的特性，可支援敏捷開發與快速反覆優化，讓系統能隨著業務實際需求即時調整。從最初版本開始，系統歷經六次迭代更新，每次都因應使用端的實際痛點進行調整，逐步打磨出最適合該產業情境的流程管理方案。

在合作夥伴的協助下，企業從零出發打造出完整的數位管理基礎，甚至因此建立了新的子品牌與專責團隊。負責專案的顧問坦言：「如果沒有這套能夠靈活配置的流程系統，企業根本不會有餘裕考慮成立新事業部。」

客戶回饋：穩定、高效、多語言支援，讓業務邁向國際化

客戶指出，niio 平台的解決方案功能完整、系統穩定、介面設計直覺易用，團隊能快速上手、有效落地。支援跨區、多據點的團隊協同，讓來自不同地點的設計、業務與製版人員都能即時串聯作業，大幅提升協作效率。

特別值得一提的是，系統具備多語言介面切換功能，不僅提升東南亞外部協力夥伴的使用體驗，也使企業在拓展海外接單業務時，能快速對接不同語系的團隊與客戶，降低溝通障礙，提升國際競爭力。

自系統上線以來，成功整合內外部流程、減少紙本錯誤率、提升設計交件準確度。短短一年內累計工單超過 1.5 萬筆，並已拓展至全台及東南亞市場，展現中小企業數位轉型的爆發力。

未來展望：深化應用價值，布局印前製版產業鏈

niio不僅協助企業完成系統建置，更累積了豐富的印前製版產業 know-how，形成可複製的產業解決方案。未來將持續深化應用效能，優化印前製版的接單與設計營運模式，並進一步探索與上下游產業（如印刷、包裝、品牌設計端）的串接機會，打造整合式印前服務生態系。

從一套系統的導入起步，逐步推動產業升級、經營模式創新，攜手走出屬於印前產業的數位新藍海。